Egy vállalkozás sikerét manapság alapvetően meghatározza az internetes jelenlét. Lényeges odafigyelni példának okáért a megfelelően felépített, gyors és megbízható weboldalra, a közösségi oldalak menedzsmentjére, a SEO-ra, a minőségi tartalmakra, de a levelezésre is.
Nagyon sokan még mindig úgy gondolják, hogy a kapcsolattartáshoz megfelelő lehet egy ingyenes szolgáltató által biztosított e-mail cím – mint például a Gmail –, mert egyszerű, kényelmes, eleve ott van a legtöbb ember telefonján is, csakhogy ez alapvetően le tudja rombolni egy vállalkozás renoméját.
Miért rontja az összképet egy nem megfelelő e-mail cím?
A válasz rendkívül egyszerű: ha egy vállalkozásnak vagy szolgáltatónak kizárólag ilyen ingyenes levelezője van, az rontja az ügyfelek részéről a megbízhatóságot, egyszerűen csökkenti a komolyságot egy webtárhelyről intézett, domain alapú levelezővel szemben.
A közhiedelemmel ellentétben ma már ezek a levelezők is könnyen kezelhetők, egyszerűen integrálhatók okostelefonnal, miközben sokkal komolyabb összhatást keltenek, ha nem egy ingyenes alternatíva-, hanem a cég domain neve bukkan fel a teljes címben.
Ezen felül az ingyenes levelezők többségét nem lehet testre szabni, sablonokat alkalmazni, céges aláírásokkal, képekkel, logókkal feldobni az üzeneteket, illetve ha van is lehetőség, az egyáltalán nem néz ki úgy, mint egy professzionális vállalkozás elektronikus levele.
Amellett azonban, hogy rontja a vállalkozás reputációját, egy sor olyan pozitívum szól a webtárhelyes levelezés mellett, amit érdemes figyelembe venni. Lássuk, hogy melyek ezek!
A webtárhely levelezés biztonságosabb
Az emberek ma már elfogadják, hogy egy olyan digitális világban élnek, ahol kimagasló figyelmet kell szentelni a biztonságra. Ez különösen fontos egy levelező kapcsán, hiszen az üzleti tartalmú e-mailek olyan érzékeny információkat is tartalmazhatnak, amelyek kapcsán különösen fontos a kiberbiztonság.
Személyes adatok, pénzügyi információk, sőt akár még üzleti titkok is megjelenhetnek ezekben, és az ingyenes levelezők ebből a szempontból sokkal elmaradottabbak a webtárhely levelezéshez viszonyítva.
Egy tárhelyen eleve többféle technológia, direkt erre a célra létesített biztonsági protokollok és GDPR garantálja, hogy levelezéseink mindig biztonságban legyenek.
Ezen felül az SSL/TLS titkosítást is ki kell itt emelni a sorból, hiszen ezek biztosítják, hogy az üzenetek minden esetben titkosítottan legyenek továbbítva, vagyis csak a címzettek olvashatják el, a hackerek így nem láthatják azt, amivel jelentős mértékben csökkenthető például az adatlopás kockázata.
Bár az ingyenes levelezők is biztosítanak spam-védelmet, a webtárhely levelezés ezt is sokkal magasabb minőségben kínálja. A modern szűrőrendszerek folyamatosan frissülnek, így a legújabb fenyegetések ellen egyaránt megfelelő védelmet garantálnak.
A webtárhely levelezés kellőképpen skálázható is
Óriási előnye a webtárhely levelezésnek, hogy az ingyenes alternatívákkal ellentétben kimagasló skálázhatóságot biztosít a felhasználóknak, ami különösen fontos egy rugalmasan növekvő, illetve változó vállalkozásnak.
Eleve lehetőség van meghatározni, hogy mekkora tárhely álljon a levelezés rendelkezésére, ha túl kevés, egyszerűen bővíthető bármikor, miközben az üzenetekhez akár több felhasználó is hozzáférhet egy időben, ami különösen fontos lehet olyan közegben, ahol csapatmunka zajlik.
Ezen felül az üzenetek megjelenésének testre szabhatósága mellett a webtárhely levelezés minden tekintetben a vállalkozások igényeihez, aktuális szükségleteihez igazítható dinamikus formában, és a kellemetlen reklámok miatt sem kell aggódniuk a felhasználóknak.
A webtárhely levelezés központilag menedzselhető
Ha problémánk akad egy ingyenes levelezőrendszerrel, senkinek nem tudjuk jelezni a hibát, senkitől nem tudunk segítséget kérni, csak tétlenül várni a – jellemzően – angol nyelvű ügyfélszolgálatra. Ilyen egy webtárhely levelezésnél nem fordulhat elő, azt ugyanis a rendszergazda tudja kezelni.
A központi menedzselhetőségnek köszönhetően gyorsan lehet javítani a hibákat, módosítani a problémás elemeket, frissíteni, biztonsági mentéseket létrehozni, változtatni a kezelőfelületen, de új fiókok létrehozása, módosítása, sőt törlése is házon belül valósulhat meg.
Hatalmas előnye a webtárhely levelezésnek az is, hogy könnyedén integrálható más üzleti alkalmazásokkal, így CRM rendszerekkel vagy projektmenedzsmenthez kapcsolódó eszközökkel, amivel sokkal hatékonyabbá válhat a termelékenység, illetve az adminisztráció.
Olyan extra funkciók érhetők el a webtárhely levelezővel, amire korábban talán még csak nem is gondoltunk volna. Ellenőrizhetők és kalibrálhatók például a hozzáférések, naplózhatók a tevékenységek, a rendszeres karbantartás és a technikai támogatás pedig folyamatos, megbízható működést tesz lehetővé.
A webtárhely levelezés sokkal megbízhatóbb, mint az ingyenes megoldások
A megbízhatóság is egy olyan tulajdonság, ami a webtárhely levelezés mellett szól. Nagyon lényeges, hogy az üzenetküldés folyamatosan a munkatársak rendelkezésére álljon, az teljes mértékben zavartalan legyen.
Megfelelő webtárhely választásakor biztosított, hogy – különösen rendszergazdai háttérrel –, a levelezés folyamatosan működőképes legyen, közben minimalizálva a leállások időtartamát, hogy a munkatársak folyamatosan dolgozhassanak.
Nem elhanyagolható szempont a webtárhely levelezés mellett az adatmentés kérdése sem. Az ingyenes megoldásokkal ellentétben itt rendszeres és teljes adatmentés zajlik, így elkerülhető az adatvesztés. Ha probléma adódik, nagyon gyorsan helyreállítható minden levelezés, így a vállalati munkavégzést nem hátráltatja semmilyen kellemetlenség.
A jobb webtárhelyeken eleve be lehet állítani a folyamatos biztonsági mentéseket, amelyek nemcsak a honlaphoz kapcsolódóan, hanem a levelezés tekintetében egyaránt fontosak, hiszen valamennyi probléma esetén azonnali, de legalábbis gyors helyreállítást tesznek lehetővé.
2024-08-27